Kuinka järjestät onnistuneen kokouksen?

Kokouksen järjestäminen on monille arkipäivää ja kuuluu isona osana työnkuvaan. Toisille kokousjärjestelyt ovat pakollinen pakkopulla, joka on nyt vaan hoidettava kun ei sitä kukaan muukaan tee. Iso kysymys on mistä löytää hyvä kokouspaikka? Kaikki paikat on jo käyty läpi mutta uusia ideoita kaivattaisiin silti. Halutaan testata uutta mutta kuitenkin paikan pitää täyttää tietyt vaatimukset. Kokousjärjestäjän on hyvä muistaa kuitenkin muutamia perusasioita, jotta kokouksesta tulee vaivaton niin osallistujille kuin kokouspaikan henkilökunnalle.

Tee suunnitelma kokouksesta – saat tarkemmat tarjoukset

Ennen tarjousten pyytämistä tarkista mikä on kokouksen tavoite ja budjetti. Onko tarkoituksena istua tiukasti koko päivä neuvottelupöydässä vai olisiko hyvä sisällyttää kokouspäivään myös hieman happihyppelyä tai aivopähkinää? Onko tavoitteena vahvistaa ryhmähenkeä vai kenties ratkaista jokin haaste? Tarvitaanko kokouspäivän aikana ryhmätyötiloja vai riittääkö yksi kokoustila? Riittääkö yksi kokouspäivä vai olisiko hyvä varata kaksi päivää kokoukselle ja yöpyä kokouspaikassa? Tarvitaanko kuljetusta osallistujille? Mitä tarkempi tarjouspyyntö kokouspaikalle on, sitä helpompi on jo tarjousvaiheessa lähteä rakentamaan onnistunutta kokouspäivää.

Tarjouspyyntöjä kannattaa jättää suoraan mielenkiintoiselle kokouspaikalle tai käyttäen sitä varten suunniteltua portaalia kuten esimerkiksi Venuu.fi

Kokoustamisen lisäksi on hyvä välillä irtautua työajatuksista ja antaa alitajunnan kehittää agendan aiheet tuumasta toimeksi. Frisbeegolf on yksi hyvä esimerkki jossa jokainen pääsee helposti irti kokouspölyistä ulkoilemalla ja pitämällä hauskaa.

 

Kalenterin suunnittelu

Yleensä kokouksia järjestettäessä on jo tiedossa ketä kokoukseen kutsutaan. Monta kertaa kokouksen osallistujien määrä muuttuu suunnitteluvaiheesta toteutusvaiheeseen, joten on hyvä rauhassa istahtaa alas ja kerrata, ketä kokouksessa on hyvä olla läsnä. Kokouksen ajankohta voi aiheuttaa haastetta, sillä osallistujien kalenterit ovat täynnä ja tuntuu olevan mahdotonta saada kaikkia kokoontumaan yhtä aikaa. Suosituimpia kokousajankohtia ovat arkipyhättömät yleensä viikot. Viikolla kokoukset painottuvat eniten tiistai, keskiviikko ja torstai päiville. Mitä aiemmin tiedät kokouksen ajankohdan, on helpointa mahduttaa kokouspäivä osallistujien kalentereihin sekä löytää tilaa kokouspaikoista.

Kokouspäivän asettamista monen henkilön kalenteriin on vaikea asetella, erityisesti jos osallistujat eivät fyysisesti näe päivittäin tai edes viikottain. Avuksi on hyvä ottaa tähän tarkoitukseen tehty työkalu, hyvänä esimerkkinä Doodle.com jonka avulla on helppo valita kokoukselle sopivat päivät.

Kokoukseen osallistujat kannattaa kutsua kokoukseen hyvissä ajoin, jotta osallistujat ennättävät reagoida kutsuun. Kutsussa on tärkeää olla viimeinen ilmoittautumispäivä sekä tiedustelu erityisruokavalioista. Kokouspaikat hyvin tavallisesti pyytävät vahvistamaan lopullisen osallistujamäärän viimeistään viikkoa ennen kokousta, jotta osaavat varata kokouksen oikean määrän ruokaa sekä huomioida mahdolliset erityisruokavaliot. Viime hetken muutoksia tulee aina ja näistäkin on hyvä ilmoittaa kokouspaikkaan mikäli mahdollista, jotta vältetään esimerkiksi ruokahävikkiä.

Kokouspäivä on hyvä suunnitella huolella sekä erityisesti lähettää kutsut osallistujille ajoissa.

 

Kokouspäivä koittaa, mitä nyt?

Itse kokouspäivään on hyvä valmistautua huolella. Mieti mitä tarvitset kokouspaikalle mukaan ja mitä materiaalia olet osallistujille jakamassa. Kokoustiloista löytyvät yleensä perustarvikkeet kuten kynät, lehtiöt, tussit ja tavalliset toimistotarvikkeet. Etukäteen on myös hyvä selvittää millaiset tekniset välineet tilasta löytyvät ja mitä kokoustekniikkaa ja laitteita puhujat tarvitsevat. Kokoustekniikan läpikäyntiä varten on tärkeää varata pieni hetki ennen kokousta, jotta aikaa kokouksesta ei tuhlaannu kokoustekniikan toimimattomuuteen.

Itse kokouspäivää ajatellen on tärkeää, että kokouspaikka on osallistujien tiedossa ja heillä on opasteet kuinka kokouspaikkaan saavutaan. Kokouksen aikataulu on hyvä antaa tiedoksi osallistujille ja kokouspaikalle ennen kokousta viimeistään muutamaa päivää ennen. Osallistujat saavat kokouksesta myös enemmän irti, jos heillä on kokouksen asialista tiedossa ennen kokoontumista. Kokouspaikalla aikataulu helpottaa henkilökunnan työtä aterioiden suunnittelun ja muiden käytännönjärjetelyiden osalta kokouspäivänä. Aikataulun lisäksi kokouspaikalla on tärkeää tietää etukäteen mikä on haluttu pöytäjärjestys kokouksessa. Onko onnistuneen kokouspäivän edellytyksenä mahdollisesti luokkamuoto, yksi neuvottelupöytä tai vaihtoehtoisesti jokin muu järjestely.

Peruskokousvälineet eli kynä, paperia ja vettä. Tulevatko nämä kokouspaikan puolesta vai hoidatko itse?

 

Kokous ohi – loppupalautteen aika

Kokouspäivät voivat olla intensiivisiä ja takki voi olla tyhjä. Kokouksen jälkeen olisi kuitenkin hyvä tehdä yhteenveto kokouksesta osallistujien kanssa, jotta kokouksen ydinsisältö sekä mahdolliset kokouksessa päätetyt toimenpiteen ovat selkeitä osallistujille. Kokouspaikalle on myös hyvä antaa palautetta kokousjärjestelyiden onnistumisesta.

 

Näin järjestät onnistuneen kokouksen

Tässä vielä koostena resepti kuinka järjestää onnistunut kokous:

  • tavoite ja budjetti
  • tarjouspyynnön valmistelu
  • ketä kokoukseen kutsutaan
  • ajankohta
  • kokouskutsu
  • yhteydenpito kokouspaikkaan
  • kokouspäivään valmistautuminen
  • kokoustekniikan läpikäynti
  • kokouspäivän aikataulu ja ohjelma
  • kokouspaikkaan saapuminen
  • palaute

Näillä eväillä sinun on helppo lähteä rakentamaan seuraavaa kokoustasi. Minä tai muu tiimimme on mieluusti apunasi kokousta suunnittelemassa, Villa Sibbestä oheispalveluineen löydät avaimet onnistuneeseen pienkokoukseen. Erityisesti johtoryhmät, esimiestiimit ja muut muutaman hengen kokousryhmät ovat nauttineet onnistuneen kokouksen reseptin Villa Sibbessä.

Katso kokoustilamme ja lisätiedot kokoussivulta: https://sibbe.fi/villa-sibbe/kokoukset/ tai jätä tarjouspyyntö alta.

Lotta Mäkelä
Kokousemäntä
Villa Sibbe

Kokoustiloja oheistoimintoineen voit kysellä  puhelimitse numerosta 050 439 1925 (ma-pe klo 8-12),  sähköpostitse myynti@sibbe.fi tai jättämällä yhteystietosi tällä lomakkeella.





Leave a Comment

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *